Cómo crear una presentación de formación para empleados con ayuda de la IA

Un nuevo miembro del equipo puede ser un momento emocionante tanto para el nuevo empleado como para el equipo al que se incorpora. Por supuesto, antes de que puedan sumergirse en el trabajo, suele haber un periodo significativo de formación de los empleados que tiene lugar.  

¿Dispone de un manual de formación para los nuevos empleados de su centro de trabajo o para su equipo específico? Si no lo tiene, debería pensar en crear uno. Si ya tiene uno, ¿podría mejorarlo? Todos sabemos que la formación de nuevos empleados puede ser brutalmente aburrida, así que lo más probable es que cualquier presentación o manual de formación interesante que tenga en marcha necesite algo de aderezo. Y no pasa nada... Le mostraremos cómo puede utilizar la IA para generar una presentación de PowerPoint o un manual de formación. 

Cómo redactar un manual de formación para empleados 

El primer paso es plantearse exactamente cómo crear un manual de formación para empleados. Aunque el uso de herramientas de IA o ChatGPT puede ser de ayuda, tendrás que tener una idea de la información que debes incluir y de la estructura. Una vez más, la IA puede ayudar con esto, pero nadie conoce su empresa y su equipo mejor que usted. 

Veamos las cuatro áreas que debe tener en cuenta a la hora de crear un manual de formación para sus nuevos empleados. 

Definir el objetivo y la audiencia 

En primer lugar, piense en el objetivo de su presentación. ¿Qué quiere que se lleve de ella un nuevo empleado? En función de la respuesta que dé a esta pregunta, puede plantearse crear una guía de formación completa o dividirla en varias. 

Por ejemplo, puede que le resulte útil hacer una presentación para la incorporación a la empresa, en la que se detalle la historia de la empresa, a qué se dedica, cuáles son sus valores, etc. A continuación, puede hacer otra presentación centrada en la formación específica para el puesto, que incluya las responsabilidades del puesto, los miembros del equipo o los departamentos con los que pueden trabajar, los recursos, etc. 

También puede tener en cuenta el nivel de experiencia de la persona que se incorpora al equipo. Al fin y al cabo, si utiliza la misma guía de formación para todos los empleados, puede que no tenga el mismo nivel de utilidad para empleados de distintos niveles. 

Estructura de la guía de formación 

A continuación, considere cómo desea estructurar el manual de formación. No existe una “forma correcta” definitiva de estructurarlo, ya que dependerá de cada empresa o equipo. Sin embargo, puedes considerar la incorporación de la siguiente estructura como base. 

Introducción: Explique la finalidad de la guía de formación y cómo debe utilizarse. 

Visión general de la empresa: La historia de la empresa, su misión, su estructura y sus valores. 

Funciones: Detalla las expectativas del puesto y las normas de rendimiento. También puede ser un buen momento para detallar las funciones de los demás miembros del mismo departamento. 

Políticas y procedimientos: No es necesario que cubras todas y cada una de las políticas de la empresa, pero incluye algunas de las más importantes, como la asistencia, la comunicación, la seguridad y la ética. También puedes incluir detalles de RRHH, como el tiempo libre remunerado y otras prestaciones. 

Herramientas y tecnología: Explica las herramientas que utilizará el empleado y los contactos de asistencia informática. 

Instrucciones de formación paso a paso: Esto podría tener sentido como una presentación de formación independiente, pero aquí querrá incluir información sobre las responsabilidades habituales del puesto y cómo pueden llevarse a cabo. Aquí es donde se entra en el trabajo cotidiano. 

Hágalo atractivo 

No sobrecargue a los empleados con demasiada información. Cuando presente un texto, hágalo breve y conciso, utilizando viñetas y un lenguaje sencillo siempre que sea posible. 

Para ayudar a comunicar la información de forma atractiva, puede utilizar elementos visuales como infografías o vídeos. Todos sabemos que nadie quiere leer un montón de aburridos detalles de formación o escuchar a alguien hablar sin parar sobre los valores de la empresa. Los elementos visuales pueden ser una forma mucho más emocionante de presentar esta información y conseguir que se quede grabada. 

Al final de cada sección, puede incluso plantearse la posibilidad de realizar breves pruebas o juegos si son varios los empleados que participan juntos en la formación. Es una buena forma de dividir la formación, mantener la concentración y el interés de los asistentes. 

Pruebas y actualizaciones periódicas 

Esta última parte no es algo que vaya a incluir en el manual de formación o en la propia presentación, pero es algo que debería formar parte de su proceso de formación general. Le interesará conocer la opinión de sus nuevos empleados sobre la formación para poder prestarles un mejor servicio en el futuro. 

Anime a los participantes a comentar abiertamente la formación y cómo ha satisfecho sus necesidades. Explore cualquier confusión que hayan encontrado durante el proceso. Con esta información, podrá revisar sus guías o procesos de formación para mejorarlos en el futuro. Al fin y al cabo, las mejores guías de formación son las que evolucionan constantemente para satisfacer las necesidades de los empleados. 

Generador de manuales de formación AI 

Como prometimos, la IA puede ayudarte mucho a la hora de reunir toda esta información. Sin embargo, tendrás que proporcionar algunos detalles, por lo que tu primer paso debería ser repasar las secciones anteriores y poner cualquier información que consideres importante en un documento de Word. Al fin y al cabo, la IA no conocerá las herramientas o procesos específicos que utilizas, tus valores internos, etc. 

Pero una vez que tenga la información, AI puede ayudarle a organizarla en una guía de formación atractiva. Aunque tener la guía de formación en formato Word o PDF está bien, también puedes plantearte ponerla en PowerPoint. ¿Por qué? Porque ofrece las siguientes ventajas: 

• Compromiso visual a través de imágenes, gráficos o infografías 

• Animaciones y transiciones que pueden ayudar a enfatizar puntos clave 

• Vídeos y GIF incrustados en diapositivas 

• Mejor capacidad para presentar y debatir 

• Es más fácil dividir las secciones en formatos digeribles 

• Más fácil de actualizar que un PDF 

• Siempre puedes exportar las diapositivas en PDF y conservar una versión en PowerPoint para futuras modificaciones. 

Por lo tanto, sugerimos utilizar un generador de diapositivas AI como el Complemento ChatGPT para PowerPoint para crear sus manuales de formación y otras guías. No lo decimos porque lo hayamos creado nosotros... ¡de verdad! Pruébelo gratis, y si no le gusta, le recomendamos que utilice otro generador de PowerPoint para crear sus manuales de formación. 

Si prueba nuestro complemento ChatGPT para PowerPoint, podrá crear sus diapositivas de formación de muy diversas maneras. Lo más probable es que le resulte útil cargar un documento de Word o copiar texto con los detalles de su formación para convertirlos en diapositivas de PowerPoint. Pero si ya tienes guías de formación en formato PDF, también puedes subirlas para convertirlas al instante en una presentación de PowerPoint. También puede empezar desde cero con una simple pregunta que explique lo que está buscando y hacer las modificaciones necesarias a partir de ahí.